Indice Confronta Excel

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Abbiamo parlato in questo articolo della funzione Cerca X, la versione potenziata di Cerca Verticale,

Esiste però un ulteriore upgrade alla funzione Cerca X: la funzione INDICE e CONFRONTA, che ti consentirà di sbloccare tutto il potenziale delle tue ricerche nelle tue tabelle Excel.

Ma di cosa parliamo esattamente quando parliamo di funzione INDICE e CONFRONTA?

Stiamo parlando, in realtà, di due funzioni diverse:

Funzione INDICE: trova un valore semplicemente usando come riferimento le righe e le colonne

• Funzione CONFRONTA: ci dice in quale posizione trovare un valore in una riga o una colonna (es. 1,2,3…)

Vediamo quindi in questo articolo come usare insieme la funzione Indice e Confronta.


Come usare la funzione Indice

Con la funzione INDICE CONFRONTA Excel ci fornisce uno strumento molto potente: a differenza della funzione Cerca Verticale possiamo infatti rendere INDICE CONFRONTA totalmente dinamica.

Ad esempio, immaginiamo di voler automatizzare la ricerca dei venditori in questa tabella:

Indice confronta Excel

Nella prima colonna abbiamo i venditori, nelle altre le vendite per le diverse zone d’Italia.

Selezioniamo la cella H7 (fatturato) e digitiamo =INDICE e premiamo TAB per attivare la funzione.

Indice Excel

Il primo argomento che andremo ad inserire è la matrice, ossia l’intervallo di celle o tabella in cui vogliamo fare la nostra ricerca. Nel caso del nostro esempio, selezioneremo tutta la tabella tranne le intestazioni di colonna. Una volta fatto ciò, premiamo il tasto funzione F4 per bloccarne i riferimenti.

funzione indice excel

Il secondo argomento da inserire è il numero di riga in cui si trova il valore che vogliamo estrarre.

Ipotizziamo di voler il fatturato di Lionel Messi. In questo caso, digiteremo 1 per avere la prima riga del nostro intervallo, quella del venditore Messi.

Inserendo successivamente un altro punto e virgola passiamo al terzo argomento: il numero di colonna da cui estrarre il valore che stiamo cercando. Digitiamo 2, quindi il fatturato di Lionel Messi nella regione Nord d’Italia, collocato nella seconda colonna del nostro intervallo.

Alla fine otterremo questa funzione:

=INDICE($A$7:$D$20;1;2)

A questo punto, se la sintassi della funzione è corretta, premendo INVIO essa ci avrà restituito il valore che si trova all’incrocio tra la riga uno e la colonna due, in questo caso specifico 150.000.

Indice Excel

Passiamo ora alla parte automazione: scopriamo come rendere dinamica la ricerca di righe e colonne e ridurre ulteriormente i tempi di lavoro.


Automatizziamo: Indice e Confronta per il numero di riga

Manteniamoci sull’esempio fatto in precedenza e vediamo come rendere dinamico il primo argomento.

È qui che interviene la funzione CONFRONTA.

La funzione CONFRONTA indicherà infatti al posto nostro alla funzione INDICE in quale riga si trova il venditore che stiamo cercando.

Prendiamo di nuovo l’esempio del venditore Lionel Messi nel caso dell’area Nord.

Copiamo ora il nome del venditore direttamente dalla tabella e incolliamolo sotto il titolo “venditore”, nella cella F7.

Creiamo ora, in una cella separata, la funzione Confronta.

Perché in una cella separata? Questa è una semplice tecnica che ci aiuta a semplificare la costruzione della nostra funzione e a verificarne più facilmente il risultato. La elimineremo una volta terminato.

Digitiamo quindi =CONFRONTA e attiviamo la funzione.

Indice confronta Excel

Il primo argomento sarà il valore da cercare; nel nostro caso cercheremo il valore contenuto nella cella F7, ovvero il nome del venditore. Blocchiamo di nuovo i riferimenti con F4.

Il secondo argomento da inserire sarà la matrice in cui cercare il valore, ovvero la colonna con i nomi di tutti i venditori. La selezioniamo e procediamo a bloccare nuovamente i riferimenti.

Ora inseriamo il terzo argomento, selezionando dal menù a tendina che comparirà la voce “corrispondenza esatta“,  per assicurarci che cerchi il valore esatto della cella F7, senza approssimazioni.

Indice confronta Excel

La funzione che otterremo sarà quindi la seguente:

=CONFRONTA($F$7;$A$7:$A$20;0)

e il risultato che otterremo il numero 1, ossia la riga in cui si trova il venditore Messi.

Indice Excel

Ora, premendo F2 sulla cella con la funzione confronta, selezioniamo tutto il contenuto senza il simbolo dell’uguale (=) e procediamo a copiarlo tramite la scorciatoia da tastiera CTRL+C.

funzione indice excel

Spostiamoci ora nella cella con la funzione indice (fatturato) sostituiamo il numero di riga con la funzione CONFRONTA appena copiata, cancellando quindi il numero di riga 1 e incollando con CTRL+V il contenuto della funzione CONFRONTA che ci restituiva il numero 1, in questo modo:

funzione indice excel

La nostra funzione INDICE a questo punto ci apparirà così:

=INDICE($A$7:$D$20; CONFRONTA($F$7;$A$7:$A$20;0) ;2)

Ora la funzione INDICE riconosce correttamente la zona, restituendoci il fatturato corretto. Provando a cambiare il nome del venditore vedremo che il risultato si adatterà di conseguenza.


Automatizziamo: Indice e Confronta per il numero di colonna

Come hai potuto vedere, rendere dinamiche le righe attraverso l’implemento della funzione CONFRONTA è stato facile e ci ha permesso di automatizzare un’altra parte della nostra ricerca.

Ovviamente, si può fare lo stesso con la colonna, rendendo il lavoro ancora più veloce.

Lavorando sempre sul nostro esempio, vediamo come rendere dinamica la ricerca della colonna in modo da poter scegliere se visualizzare il fatturato realizzato nel Nord, nel Centro o nel Sud dell’Italia in modo dinamico.

Come prima, in una cella qualsiasi digitiamo =CONFRONTA e premiamo TAB per attivare la funzione, questa volta come valore da cercare selezioniamo la cella relativa alla REGIONE, ovvero la cella G7, sempre F4 per bloccarne i riferimenti e premiamo punto e virgola.

A questo punto selezioneremo come matrice le intestazioni di colonna, così che la funzione CONFRONTA possa dirci in quale colonna si trovano le parole “Nord”, “Centro” e “Sud” e ancora F4 per bloccarne i riferimenti.

Digitiamo quindi punto e virgola (;), e poi 0 per la corrispondenza esatta e premiamo Invio.

La corretta sintassi della funzione in questo caso sarà:

=CONFRONTA($G$7;$A$6:$D$6;0)

Indice Excel

Digitiamo ora “Nord” nella cella G7 e vedremo come la funzione ci restituirà il risultato sarà 2, perché l’area Nord è la seconda colonna della nostra matrice.

funzione indice excel

A questo punto, come abbiamo fatto prima, selezioniamo tutto il contenuto della funzione senza l’uguale e lo sostituiamo al numero di colonna nella funzione INDICE ed otteniamo quindi questa sintassi:

=INDICE($A$7:$D$20; CONFRONTA($F$7;$A$7:$A$20;0); CONFRONTA($G$7;$A$6:$D$6;0))

Indice Confronta Excel

Una volta premuto INVIO la funzione INDICE riconoscerà in automatico sia il venditore, cercandolo nella colonna A, sia la zona, che cercherà nelle intestazioni della tabella, dandoci il fatturato corretto.
Provando a cambiare il nome della zona con “Centro” o “Sud”, il risultato si aggiornerà automaticamente, restituendoci il valore di riferimento.

Indice Excel

Ma come posso fare per evitare di dover cambiare manualmente ogni volta il contenuto delle tabelle?


Full-automation della funzione INDICE CONFRONTA

Oltre a tutto questo è possibile rendere la nostra tabella ancora più facile da consultare per noi e per i nostri collaboratori, evitando addirittura di dover digitare manualmente il nome del venditore o della zona, rendendola quindi ancora più dinamica.

Posizioniamoci sulla cella con il nome del venditore (G7) e usiamo questa scorciatoia da tastiera:

Premiamo in sequenza ALT → A → CC → V

Si aprirà davanti a noi la finestra “Convalida Dati”: nel riquadro “consenti”, selezioniamo “elenco”.

Excel Indice

Ora, nella stringa di testo più in basso premiamo sul pulsante con la freccia sulla destra e selezioniamo l’intervallo necessario di celle con i nomi dei venditori:

Excel Indice

Premiamo nuovamente sulla freccia e clicchiamo su “OK”.

Ora la tabella dei venditori avrà un comodo menu a tendina da cui possiamo selezionare il venditore senza digitare manualmente il nome, evitando eventuali errori di sintassi che darebbero un input sbagliato generando messaggio di errore:

funzione indice excel

Ripetiamo la procedura con la Regione, usando come riferimento le intestazioni della tabella riferite alle zone d’Italia.

Excel Indice

Ora la nostra funzione di muove dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra e senza che dobbiamo digitare una sola parola.


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CONCLUSIONE

Come abbiamo visto, con l’utilizzo unito delle funzioni INDICE CONFRONTA Excel ci ha permesso di eliminare completamente le limitazioni di Cerca Verticale e facendoci ottenere, inoltre, una tabella completamente automatizzata e user-friendly, facilmente visionabile e consultabile sia da noi che dai nostri colleghi, anche meno esperti di Excel!

Un altro vantaggio delle funzioni INDICE e CONFRONTA? Sono più leggere della funzione Cerca Verticale!

Questo vuol dire che utilizzandole su file Excel con molti dati otterremo file più leggeri, facili da lavorare e da condividere.

Ora sai tutto ciò che è necessario per implementare le funzioni INDICE e CONFRONTA nella tua routine lavorativa su Excel e incrementare ancora di più la tua produttività e la tua efficienza!

Non ti basta? Continua a seguire la FinancetoBI Academy per molti altri suggerimenti che accelereranno il tuo lavoro e la tua carriera!


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Carlo Liotto
Carlo Liotto
BI & Corporate Finance Consultant - Trainer
financetobi.com/

Benvenuti! Sono Carlo Liotto e sono il fondatore della FinancetoBI Academy. Sono uno dei principali consulenti in Italia specializzati in Finanza Aziendale, Financial Modeling e Business Intelligence. I miei clienti spaziano da start-up a PMI con fatturati da 1 a 200mln di euro in diverse industries, così come studi professionali, commercialisti e consulenti e grazie alla fusione di queste competenze generano un enorme valore dalle informazioni aziendali, per loro o per i loro clienti. Ho inoltre scritto un libro sulla strategia per start-up con uno dei più importanti editori in Italia e che potete trovare nel business center di Fisco e Tasse: https://bit.ly/startup-fiscoetasse. Nel tempo libero, metto casco, guanti, e giacca di pelle e mi metto in sella alla mia moto verso i passi di montagna.

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